Konsep Implementasi

Konsep Implementasi

Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.

Konsep Manajemen Proyek

Manajemen proyek ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.

Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement, manusia berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

A. Siklus Hidup Proyek

Metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat empat tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :

1. Tahap Inisiasi

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi terlebih dahulu. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.

2. Tahap Perencanaan

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Tahap ini perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung.

3. Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek)

Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

B. Organisasi Proyek

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :

Organisasi Proyek

a) Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

• Proyek dipimpin oleh project expeditor
• Proyek dipimpin oleh project coordinator

b) Organisasi Proyek Murni

Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.

c) Organisasi Matrik

Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek :

1. Frekuensi adanya proyek baru
2. Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3. Ukuran proyek
4. Kompleksitas hubungan
5. Ketidakpastian
6. Keunikan
7. Pentingnya faktor biaya

C. Tim Proyek

I. Manajer Proyek

* Peran dan tugas Manajer proyek

• Mengintegrasikan kegiatan
• Pusat komunikasi
• Pengadaan dana, fasilitas dan orang
• Agen perubah yang mempelopori pemakaian ide baru dan inovatif
  
  

II. Tanggungjawab manajer Proyek

• Merencanakan kegiatan
• Mengorganisasi, memilih dan menempatkan orang-orang.
• Mengorganisasi dan mengaloki sumberdaya
• Memonitor status proyek
• Mengidentifikasi maslah-masalah teknis
• Titik temu dari stakeholder
• Menyelesaikan konflik yang terjadi
• Merekomendasikan penghentian atau pengerahan kembali sumber daya.
  
  

III. Kompetensi dan orientasi manajer proyek

Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif, percaya diri dan bias meyakinkan orang lain, punya disiplin, seorang generalis, dapat menemukan masalah sekaligus membuat keputusan, mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan factor manusia.

* Anggota Tim Proyek

Beberapa anggota tim antara lain:

a. Contract Administrator

Bertugas mempersiapkan proposal, negosiasi, integrasi kontrak dan rencana proyek, dokumentasi masalah hokum, modifiki kontrak.

b. Project Controller

Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

c. Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan financial kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasi tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah financial.

d. Customer Liason

Merupakan perwakilan teknis klien dalam tim proyek. Bereperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam perubahan kontrak.

e. Production Coordinator

Merencanakan, memonitor dan mengkoordinsikan aspek-aspek produksi.

f. Manajer Lapangan

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemelihraan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.

g. Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan yang diinginkan.

Kesimpulan :

1. Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu.

2. Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.

3. Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.