Konsep Implementasi

Konsep Implementasi

Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.

Konsep Manajemen Proyek

Manajemen proyek ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.

Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement, manusia berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

A. Siklus Hidup Proyek

Metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat empat tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :

1. Tahap Inisiasi

Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi terlebih dahulu. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.

2. Tahap Perencanaan

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Tahap ini perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung.

3. Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek)

Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

B. Organisasi Proyek

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :

Organisasi Proyek

a) Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

• Proyek dipimpin oleh project expeditor
• Proyek dipimpin oleh project coordinator

b) Organisasi Proyek Murni

Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.

c) Organisasi Matrik

Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek :

1. Frekuensi adanya proyek baru
2. Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3. Ukuran proyek
4. Kompleksitas hubungan
5. Ketidakpastian
6. Keunikan
7. Pentingnya faktor biaya

C. Tim Proyek

I. Manajer Proyek

* Peran dan tugas Manajer proyek

• Mengintegrasikan kegiatan
• Pusat komunikasi
• Pengadaan dana, fasilitas dan orang
• Agen perubah yang mempelopori pemakaian ide baru dan inovatif
  
  

II. Tanggungjawab manajer Proyek

• Merencanakan kegiatan
• Mengorganisasi, memilih dan menempatkan orang-orang.
• Mengorganisasi dan mengaloki sumberdaya
• Memonitor status proyek
• Mengidentifikasi maslah-masalah teknis
• Titik temu dari stakeholder
• Menyelesaikan konflik yang terjadi
• Merekomendasikan penghentian atau pengerahan kembali sumber daya.
  
  

III. Kompetensi dan orientasi manajer proyek

Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif, percaya diri dan bias meyakinkan orang lain, punya disiplin, seorang generalis, dapat menemukan masalah sekaligus membuat keputusan, mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan factor manusia.

* Anggota Tim Proyek

Beberapa anggota tim antara lain:

a. Contract Administrator

Bertugas mempersiapkan proposal, negosiasi, integrasi kontrak dan rencana proyek, dokumentasi masalah hokum, modifiki kontrak.

b. Project Controller

Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

c. Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan financial kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasi tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah financial.

d. Customer Liason

Merupakan perwakilan teknis klien dalam tim proyek. Bereperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam perubahan kontrak.

e. Production Coordinator

Merencanakan, memonitor dan mengkoordinsikan aspek-aspek produksi.

f. Manajer Lapangan

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemelihraan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.

g. Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan yang diinginkan.

Kesimpulan :

1. Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu.

2. Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.

3. Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

Read More

Manajemen Proyek & Resiko Sistem Perangkat Lunak Akuntansi

ANALISIS MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PADA BIRO SISTEM INFORMASI PT. X

1. PENDAHULUAN

   Perangkat lunak merupakan suatu hasil dari perkembangan Teknologi Informasi, karena perngkat lunak tidak memiliki wujud maka diperlukan pengetahuan untuk membuat perangkat lunak yang baik dan efisien, setiap perangkat lunak harus memiliki manajemen proyek agar proyek yang dihasilkan dapat sesuai dengan harapan. Dalam manajemen proyek terdiri dari beberapa aktifitas, yaitu:

• Penulisan proposal
• Perencanaan Proyek dan penjadwalan
• Biaya proyek
• Pemantauan & ulasan proyek
• Seleksi personil & evaluasi
• Penulisan laporan & presentasi

Tingkat kesulitan yang harus dapat dilihat oleh seorang manajer proyek, yaitu :

• Invisibility (kekasatan)
• Complexity (Kompleksitas)
• Flexibility (Fleksibilitas)

      Proyek di bidang IT merupakan bagian pendukung untuk sarana lain agar dapat berjalan dengan baik. Manajemen proyek juga harus didukung oleh waktu, biaya, kualitas, resiko, dan cakupan proyek itu sendiri.

        Perangkat lunak termasuk kedalam produk yang tidak memiliki standarisasi dalam proses pengembangannya sehingga untuk membuat perangkat lunak terpaku pada acuan permintaan, anggaran biaya, serta jadwal yang telah ditentukan si pemesan.

2. METODE PENELITIAN

      Metode yang digunakan adalah studi pustaka dan melakukan pendekatan secara general empiris berdasarkan pengalaman dan teori-teori yang berkaitan dengan manajemen proyek khususnya pada perngkat lunak.

3. HASIL & PEMBAHASAN

      Badan sistem informasi pada PT. X.Biro Sistem Informasi berfungsi sebagai badan yang membangun sistem informasi pada perusahaan tersebut. Badan sistem informasi harus menyediakan sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan itu sendiri sesuai dengan biaya dan jadwal yang ditentukan.

Biro Sistem Informasi diberi tanggungjawab untuk membuat aplikasi sistem informasi akuntansi pada perusahaan dalam waktu 6 bulan dengan biaya Rp. xxx,00. Maka PT tersebut melakukan aktifitas seperti berikut:

• Penulisan Proposal
• Perencanaan Proyek dan Penjadwalan

        Proyek ini juga membutuhkan sumber daya manusia yg dapat melakukan pekerjaan di bidang-bidang yang dibutuhkan,  yaitu:

• Analisis sistem terdahulu
• Analisis kebutuhan sistem yang akan dibuat
• Perancangan basis data
• Perancangan desain web
• Perancangan prosedur utama aplikasi
• Perancangan program keseluruhan
• Desain arsitektur jaringan internet
• Evaluasi aplikasi
• Dokumentasi aplikasi
• Analisis resiko
• Pelaporan
• Pelatihan SDM
• Sosialisasi aplikasi

       Dalam mengatasi masalah delay pada proyek maka manajer proyek melakukan upaya agar tidak terjadi delay dalam pembangunan proyek berupa :

• Mengadakan estimasi biaya yang didalamnya terdapat Tangible Benefits & Intangible Benefits
• Pemantauan dan Ulasan Terhadap Proyek

Berikut ini cara pemantauan dan ulasan proyek yang dilakukan oleh PT. X :

• Rapat kinerja 2 hari sekali
• Analisis kesesuaian kebutuhan aplikasi
• Membuat laporan berkala 1 minggu sekali
• Rapat evaluasi dengan waktu yang situsional

    Pemantauan dan ulasan proyek dilakukan dengan tujuan untuk mengulas sudah sesuaikah proyek dengan kebutuhan vendor dan user serta menemukan kendala dalam proyek dan cara mengatasinya sehingga dapat mengurangi resiko. Manajemen resiko juga dibutuhkan agar dapat meminimalisasikan resiko dengan melakukan perencanaan strategi.

            1.  Seleksi Personil

Seleksi personil dilakukan agar dapat tercipta SDM yang berkualitas dan mampu bekerja sama dalam menyelesaikan proyek. Metode seleksi yang dilakukan oleh manajer proyek berupa :

a.      Analisis dari CV calon personil

b.     Test teori analisis dan pemrograman

c.      Test wawancara

d.     Training Phase

          2.   Evaluasi

Evaluasi dilakuan dengan fungsi untuk mengendalikan proyek sehingga mengurangi serta mencegah kesalahan yang berakibat timbulnya resiko.

          3.   Penulisan Laporan dan Presentasi

Manajer tak lupa untuk menyiapkan laporan yang berisi dokumentasi perangkat lunak dan presentasi sebagai penyerahan produk ke direksi.

KESIMPULAN

         Proyek dalam bidang IT terus mengalami perkembangan sehingga pekerjaan manusia dapat lebih mudah, salah satu cara yaitu dengan merancang proyek perngkat lunak seperti yang dilakukan pada PT.X. Proyek yang dijalankan harus sesuai dengan permintaan vendor, biaya, serta waktu yang telah ditentukan, sehingga untuk menjalankan proyek membutuhkan manajemen proyek yang baik agar proyek yang dikerjakan berjalan sesuai dengan kebutuhan pemesan. Manajemen proyek dapat diciptakan dengan adanya pengetahuan dan pengalaman yang memadai serta tindakan yang tepat agar tidak tercipta resiko yang tidak diinginkan.

DAFTAR PUSTAKA

Alusyanti Primawati, dan Dewi Mustari, "ANALISIS MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA BIRO SISTEM INFORMASI PT.X", Journal of Information Systems, Volume 9, Nomor 2, Tahun 2013, hal.101-106.

Read More